Iklim organisasi bisa disebut sebuah kiasan yang menggambarkan suasana dan apa yang dirasakan nyata dalam diri orang yang berhubungan dalam organisasi, berhubungan dengan rasa, suasana dalam organisasi yang memungkinkan orang bereaksi dengan bermacam – macam cara. Sedangkan Iklim komunikasi adalah bagaimana suatu proses penyampaian pesan yang melibatkan unsur – unsur komunikasi bisa berjalan dan menimbulkan suatu feed back dan adanya presepsi. Sehingga iklim komunikasi organisasi bisa diartikan sebagai bagaimana presepsi terharap peran yang terjadi dalam sebuah organisasi. Maknanya dalam iklim organisasi akan dibawa kemana, dan memberikan pemahaman bahwa gabungan dari presepsi – presepsi mengenai peristiwa komunikasi. Tidak mungkin dalam organisasi tidak ada suatu komunikasi yang baik dan komunikasipun bisa menimbulkan sebuah presepsi yang akan membawanya dalam suasana yang kondusif.
Dengan adanya komunikasi yang baik dan proses menciptakan suatu organisasi yang kondusif, sangat berpengaruh terhadap kinerja anggota organisasi maupun efektifitas organisasi itu sendiri. Organisasi akan berjalan efektif apabila iklim organisasi tersebut berlangsung dengan kondusif. Hal tersebut tercermin dengan adanya perilaku anggota organisasi yang memiliki komitmen kuat terhadap organisasi, hubungan yang harmonis diantara setiap anggota organisasi, motivasi dan etos kerja yang tinggi. Sehingga dengan iklim organisasi yang kondusif maka pencapaian tujuan organisasi akan berjalan dengan baik.
Iklim komunikasi organisasi yang kondusif tidak langsung terbentuk begitu saja, tapi memerlukan suatu bentukan. Faktor bentukan sebagai berikut :
- Melalui pengalaman budaya. Iklim fisik ( suatu daerah ) mempengaruhi cara hidup kita. Budaya adalah faktor penghantar dalam iklim komunikasi organisasi. Contohnya pendidikan seseorang dimulai dari TK – Kuliah adalah faktor bentukan yang akan membentuk pola hidup kita.
- Melalui praktik organisasi yang secara nyata tampak pada aktifitas, pengelolaan organisasi termasuk pengolahan SDM dan keuangan.
- Uang bukan segalanya, tapi semua membutuhkan uang. Uang sebenarnya hanya sebuah alat, dan untuk mendapatkannya dengan bekerja. Ini semua membutuhkan pemikiran. SDM dilihat bagaimana skill atau kemampuannya.
- Hasil interaksi antara sifat – sifat organisasi dan presepsi individu begitu pula sifat / karakter dan interaksi individu organisasi secara keseluruhan.
- Tergantung pimpinan, berkembang atau tidaknya suatu organisai dimulai dari diri sendiri dan faktor pemimpin yang sangat dominan. Contohnya memberikan faktor penunjang sebagai referensi untuk pemimpin.
Menciptakan suatu pengaruh komunikasi, yakni :
- Informasi kebawah yang terbuka dan cermat.
- Kepercayaan dan pengambilan resiko.
- Ketersediaan memberi dukungan.
- Informasi keatas yang terus terang dan penuh perhatian.
- Perhatian terhadap pengembangan SDM dan kualitas kerja.
Suasana kondusif adalah impian banyak orang tidak hanya berorganisasi bahkan kita berkomunikasi dengan orang lain saja juga menginginkan sesuatu yang kondusif. Kondusif berarti sebuah keadaan “ aman terkendali “ yang bisa dikatakan selaras, nyaman, sesuai kondisi yang tercipta dengan baik. Hal ini bisa tercipta dalam sebuah iklim komunikasi organisasi jika faktor penentu ini dijalankan.
Berikut penjelasan tentang faktor – faktor iklim komunikasi organisasi bisa dikatakan kondusif :
- Pola komunikasi dan hubungan – hubungan dalam interaksi antar personal yang mempengaruhi suasana kerja.
Misal: Keterbukaan, kejujuran, ketidakterus terangan, gossip, desas – desus, klik – klik.
- Kejujuran dan keterusterangan harus mampu mewarnai hubungan dalam organisasi, dan setiap orang mempunyai akses yang mudah terhadap informasi yang diperlukan. Tidak ADA informasi yang hanya diperuntukkan bagi sebagian orang untuk mendapatkan keuntungan kelompok. Semua akses terhadap informasi terbuka bagi semua orang. Dengan kejujuran dan keterbukaan ini, akan membuat kenyamanan, hubungan baik, dan rasa saling percaya antara satu dengan lainnya, tanpa ADA curiga.
- Mengapa iklim seperti ini harus dibangun? Dilihat dariari sudut pemimpin saja misalnya, harus mampu membangun suasana yang kondusif berdasarkan interaksi intensif dengan seluruh anggota organisasi. Pemimpin mampu mengetahui dan memahami kebutuhan anggota organisasi dalam lingkungan kerja yang baik. Akhirnya itu mampu membangun kesadaran juga etos kerja seluruh sumber daya organisasi.
- Program pengembangan SDM dan kualitas kerja
- Apa yang perlu dikembangkan atau ditingkatkan untuk mencapai tujuan kerja.
- Sumberdaya manusia merupakan aset utama organisasi. Dibanding sumberdaya lain, manusia memiliki posisi yang sangat penting, mengingat manusialah yang mengelola dan mengatur sumberdaya organisasi. Tanpa kemampuan SDM yang memadai, berapapun besar aset dan sumberdaya yang dimiliki, tak akan mampu dimanfaatkan secara maksimal. Mengelola sumber daya manusia bukan perkara mudah, mengingat kompleksitas yang dimilikinya. Manusia memiliki pikiran yang harus dipertimbangkan, juga perasaan yang harus dipahami. Manusia bukanlah mesin yang dengan mudah diperintah atau mengikuti apa yang diperintahkan. Tapi pikiran dan perasaannya akan terus berdialog dan berinteraksi dengan apa yang dikerjakan.
- Alur dan prosedur pelaksanaan kegiatan
- Memahami konteks. Bagaimana kegiatan harus dilaksanakan sesuai prosedur, langkah – langkah agar tercapai tujuan organisasi yang memang telah terstruktur.
- Model jalur koordinasi dan konsultasi dalam pelaksanaan kerja.
- Dalam setiap pekerjaan selalu berkoordinasi dengan yang lain, konsultasi pada orang yang memang berkompeten dibidangnya.
- Mekanisme penyampaian pendapat dan tingkat kebebasan dalam menyampaikan pendapat.
- Harus mengerti unggah – ungguh dalam arti bentuk organisasi formal atau informal.
- Apa yang kita ungkapkan akan mencerminkan skap kita, ada waktu dan ada tingkatan. Bicara yang benar pada saat yang tepat, dan orang yang tepat juga.
- Program peningkatan kesejahteraan ( termasuk pola jenjang karir ).
- Hidup penuh pilihan, jika tidak memilih maka kehidupan yang akan memilihkan, tidak memilih apapun juga pasti akan memilih.
Dari keenam faktor ini, jika dijalankan dengan seimbang maka akan tercipta suatu suasana kondusif dalm iklim komunikasi organisasi. Suasana yang memang diinginkan oleh setiap orang khususnya saat ini pada suatu organisasi.
Kesimpulannya, Iklim komunikasi organisasi memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota organisasi untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif dan efesien, yakni
· Untuk meningkatkan diri mereka dengan organisasi
· Untuk bersikap jujur dalam bekerja
· Meraih kesempatan dalam organisasi secara dan anggota organisasi lainnya
· Untuk melaksanakan tugas secara kreatif
· Menawarkan gagasan – gagasan motivasi bagi penyempurnaan organisasi dan operasinya.
Dengan demikian membangun iklim komunikasi organisasi pada hakikatnya adalah:
a. Sekumpulan karakteristik yang menjelaskan tentang organisasi. Karakteristik setiap organisasi akan berbeda karena kadar dari setiap karakteristik yang dimiliki organisasi berbeda satu dengan lainnya.
b. Suasana internal dalam organisasi yang dirasakan oleh setiap individu yang bekerja dalam organisasi tersebut. Bila iklim organisasi kondusif, maka kinerja karyawan akan meningkat.
c. Konsep yang dinamis karena iklim organisasi akan berlangsung untuk jangka waktu tertentu.
Memperhatikan uraian di atas, nampak bahwa iklim organisasi berhubungan erat dengan orang-orang yang melaksanakan tugas organisasi guna tercapainya tujuan organisasi.
